如何开好片区会议

董宜军

        摘 要：“会议”，是政府组织、企业、小团体、甚至家庭无法绕过的一项活动，作为企业的会议，能让员工集中了解公司的近期信息和中远期规划，统一行动方向，使员工凝聚在企业的周围，增强员工的团结力和向心力。但是多数人对开会是反感与无奈的。作为会议的策划者如何达到会议的目的和效果呢？本人总结近两年召开片区会议的经验，认为提前充分计划、会前详细安排、会中加强讨论、会后总结提升等是调动与会人员积极参与、取得预期会议效果的措施。

关键词：开好；会议

        在常熟试点的基础上，公司自2014年初全面推行苏州大市范围内的分区划片管理制度，按照公司规定，片区每两个月至少召开一次片区会议，并将此作为片区有效管理的考核手段之一。作为中江区区域经理，本人以最近一次召开的片区会议为例，就如何开好片区会议介绍了介绍几点体会，供同仁参考。

        一、做好会议计划的安排。包括两个层面，一是根据片区人员的现状，年初制定技能培训或理论研讨的专项会议计划，比如，2015年初制定的片区管理规划中将集中培训GPS操作技能和资料统一整编模板格式作为今年的专项技能提升计划；二是随着工程项目的展开，陆续指定作为会议典型案例选项的项目，以便跟踪选择合适的工程节点开会。今年选定的典型案例包括：东山7m长U型板桩挡墙工程、宝带桥生物巢穴污水净化工程、东山茭白港套闸站工程。

        二、选择会议典型案例工地：选择的原则是：1、新工艺项目（如生物巢穴污水净化工艺）；2、新结构项目（如U型板桩挡墙）；3、体量较大的综合枢纽工程（如茭白港闸站，包含套闸、翻水站、桥涵、横拉门等项目）；4、同种工程有不同类比项的项目（如茭白钢闸的横拉门与2014年片区会议观摩的天鹅港闸一体式下卧门、外苏州河闸分体式下卧门）；5、获奖或好评的项目；6、质量较差或综合管理较差的项目。通过新、大、优、劣项目的观摩，开阔视野、间接获得经验、感受优秀工程实体、警示劣质工程成因。

        三、跟踪踩点典型案例工程的工艺节点，确定合适的观摩时机。比如，本次片区会议的茭白港闸，从第一块闸首底板浇筑、闸墙浇筑、泵室墙施工、横拉门安装等重要节点工序我都到场观摩，最后选定放水前（可观察到所有实体结构）时机作为会议的观摩节点，此时闸门安装了一半，各种埋件等尚可以看到。对于水工建筑物，除非观摩的目的是闸门闭水及启闭运行效果、水泵电机运行观察等外一般应选择放水前观摩。

        四、选择会议地点：有能容纳与会人员的会议室，并能放映投影仪，有利于讨论的场所，可以选择工地会议室，也可以看完工地现场后移到另外的会议室开会。

        五、会议时间的选择：如果所选择的典型案例因故未达到要观摩的节点，宁愿推迟也不要为开会而开会；开会时间宜选在周六，若选在周一至五的工作日时间，人聚不齐，选在周日，人疲倦，精神不饱满，会议讨论气氛不浓，效果差。

        六、会议通知：一般应在会前一周左右通知开会，以便典型案例工地的现场和汇报材料的准备，同时其他人员工作安排的避开，明确会议的目的和应达到的效果。比如这次会议，提前在微信群里通知会议议题4项：1、参观茭白港套闸并观看范杰演示的横拉门施工工艺；2、学习费志忠根据“两规”（2013年江苏省白皮书、2014年水利监理新规范）整理的最新成套监理资料整编；3、宣贯公司2015年1号文及附件；4、总结2015年中江区的工作，通报今年新签订监理合同额与去年的对比结果及监理费的回收，查找漏计尤其是大工程边上代管的小项目。

        七、会议的邀请对象：尽可能邀请公司层面的领导参与，提升员工的参与度，纠正培训中的错误，增加会议效果，同时能更多的了解公司的信息。尽管中江区建立了微信群，区内所有有监理项目的人员都在群里，公司夏总、黄总、沙总都是群成员，但是每次召开会议前除了在群里通知外，再另外电话通知三位老总，希望参与。有时也邀请典型案例的施工单位技术负责人介绍施工方案。

        八、会议的展示形式：尽可能使用形象直观的投影仪播放PPT模式，观众感受直观，注意力集中，教育和接受效果好。尤其是新工艺、新结构及过程的展示。作为既选的典型工程，应多留工程照片（尤其是实施前后的对比照片）、工艺过程录相，同时也要展示监理检验、量测、记录等体现监理工作的照片、录相。这次会议上，范杰幻灯播放的套闸闸首施工过程及横拉门安装过程，使原本未见过、未施工过套闸的监理员形象地看懂了输水廊道的作用、横移门的工作流程。

        九、掌控会议的流程和内容：开会的目的无非是通报公司和片区的情况和信息、通过典型案例监理人（或施工负责人）的介绍间接增长知识、经验或教训、培训技能或理论知识提高执业水准等，会议应穿插进行口头讲述和PPT展示，以免视听疲劳，同时把控时间节点，避免冗长拖沓，讨论时及时拉回跑题的闲扯。1、会议要对典型观摩的典型项目进行讨论互动，一是在互动和质疑中使问题的处理更清晰了，头脑风暴式的讨论也给出了另类的解决方案，便于对会前的汇报材料进行深化、提升和教育；2、会议的连贯性，对于以往观摩的型式类似的工程，主持人应抛出对比异同点的议题，比如在观摩钢坝闸门时我提议增加讨论与以往观摩的天鹅港下卧门的不同和相同之处，在观摩茭白港横拉门时对比与下卧、升卧门的异同之处，通过比对，更清晰了各自的特点。同时会议的连贯性还体现在，在本次会议上要对以往观摩项目中未处理问题的最终进展进行通报，这就要求项目当事人和主持人持续追踪，直至问题有了结果，尤其是检测和验收结论。

         十、整理会议成果：一方面安排典型项目当事人整理会议纪要和会议签到手续，另一方面也是最重要的，根据会议上大家讨论的展开来修改、深化会前的汇报发言稿，作为技术总结到公司期刊上发表，或今后遇到类似工程时传阅借鉴。比如2015年4月观摩的东山钢筋砼U型板桩挡墙工程，当时是作为新结构形式和质量出现较大问题的反面典型案例入选的，当事监理成员压力很大，在查看了工程现状、大家讨论总结产生的原因（包括设计勘察频率不足、新工艺施工无经验、墙后带水回填的分层过厚通病、交叉施工对成品产生挤压等导致板桩墙不规则倾斜），如果会议仅停留在这个层面并非完整，接着议论提出可能的整改措施方案选项、监理的后续自我保护性补救措施，以及从技术储备和管理疏漏方面进行工作反省。会后根据讨论成果，监理组成员写出了关于U型板桩设计选型、施工控制要点、通病预防和处治措施、成品保护等的技术总结，并发表。工作出错是人的一生中难免的，如果将过错产生的过程作为一种经历进行总结、挖掘，那又何尝不是一件幸事？！这是这次片区会议与会人员得到的最大收获。再比如，费志忠总结的最新成套监理资料，尤其是8种“两规”上没有的但经过质监站认可了的新材料、新工艺的单元工程质量评定表，经讨论并修订后作为中江片区的标准版本进行推广，规范了资料整编的统一版式。

         十一、会议的效果：2014年刚开始召开片区会议时，许多人找理由（比如工作忙，走不开）不原意参与，勉强与会却心不在焉地看手机、聊天、闭目养神，但到了这次会议结束时有不少人感慨，参加这样的会议无论是信息量获得，还是知识技能提升都是较大的，不参加等于少了一次培训，是一种损失。

        总之，要有计划的开好一次片区会议，需要会议组织者提前计划，中间筹划调整，与相关方交流沟通，不厌其烦地去踩点，在恰当的时机、恰当的地点、以恰当的方式、讨论恰当的内容、会后总结拔高，起到通报、培训、总结、提升的会议作用。

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