监理人员如何正确签发监理工程师通知单

（董宜军  孙绪东）

    摘 要：监理通知单系监理工程师通知单的简称（水利部SL288-2003《水利工程建设项目施工监理规范》中称作“监理通知”），是指监理工程师检查承包人施工时发现问题后，用通知单这一书面形式通知承包人并要求其整改，整改后再报监理工程师复查。签发通知单是监理规范授予监理的权利，同时也是监理的责任。住建部监理规范规定专监和总监联签监理通知单（水利部监理规范要求通知单由总监签发）。

    关键词：监理 正确签发 通知单

    监理人员在工程建设过程中是建设类法律法规、技术规范及设计图纸的执行情况的监督者，是工程建设的忠诚卫士。在诸多监理行为中，签发通知单是行使权力和履行义务的主要行为之一。根据住建部最新监理规范及江苏省建设厅第四版监理用表的规定，就如何规范签发监理通知单谈几点体会，供从业者参考。

    1、监理通知单的分类

    监理通知单分为5类：进度控制类（B21）、质量控制类（B22）、造价控制类（B23）、安全文明类（B24）、工程变更类（B25），在使用时应根据通知内容分类签发，当存在问题包含多个方面时也可以综合起来笼统地签发B2。对应的监理工程师通知回复单也分为5类：如进度控制类编号为A51。

    2、监理通知单的意义与作用

    监理通知单是监理工程师在工程建设过程中向承包人签发的指令性文件，目的是督促承包人按照国家有关法律法规、合同约定、施工规范和设计文件进行工程施工，保证工程建设中出现的问题(不符合设计要求、施工技术标准或合同约定等)能得到及时纠正。监理通知单具有强制性、针对性、严肃性的特点。监理通知单一旦签发，承包人必须认真对待，在规定期限内按要求进行落实整改，并按时回复（即便没有完全整改完毕，也应在规定时间内回复）。

    善于运用和签发监理通知单是监理有所作为的体现。它能督促承包人及时进行整改，促进工程建设规范有序地进行，有效地维护发包人的利益，也是对承包人利益的一种保护。同时，签发监理通知单也是考核监理如何行使手中权利的一个指标，是对监理业务能力管理水平和敬业精神的一种检验。

     3、监理通知单签发中的不规范表现形式

     (1) 提出的存在问题空泛不详细，缺乏具体表述，或实际内容有偏差，证据不足。监理通知单中所述的问题空洞、抽象，如“钢筋保护层厚度不符合要求’，缺少存在问题的具体钢筋部位、保护层厚度的实测数据、违反的规范名称和具体条款的描述，让人摸不着头脑，给人感觉是监理未到现场实测实量，而是坐在办公室里按照常规的施工通病编造的问题，造成施工单位的反感。另外，由于监理人员业务能力、技术水平和阅历经验等综合素质的差别，将缺乏证据或有偏差的内容也写进监理通知单，从而影响到承包人和发包人对监理的评价，进而削弱或降低监理的可信度和权威。

    (2) 缺乏时间观念，对监理通知单的时效性缺乏认识和重视。具体表现在签发监理通知单的时间和承包人签收时间均不具体，只署年月日，没有详细到时点分，时效观念弱。监理通知单的生效是以承包人的签收时间为准（当承包人拒签时，经向发包人及相关单位书面汇报后以监理签发时间为准），如签发和签收时间不具体，直接造成通知单的生效时间含糊。如承包人在上道工序施工中发生质量问题时监理签发了通知单，但当天承包人在问题未整改的前提下擅自进入下道工序施工，此时承包人可能辩称收到监理通知单时已完成了上道工序，并已转入下道工序施工，如要求即时整改，则需要返工，既影响进度，又造成成本增加。此刻监理可谓骑虎难下，左右为难（当然，如确实存在问题，对已经隐蔽的工程进行复查，也是监理的权利）。原因就在于监理通知单签发时间不具体。尤为严重的是，如因对方未及时整改，造成重大质量或安全事故，追究责任时可能因为监理签发通知单的时间不具体而影响到责任的界定。另外，缺乏时效性还表现在通知单中要求承包人整改的时限不具体，这样承包人不及时进行整改，而是无限期拖延，给监理工作带来被动（此时监理的补救措施就是再发进一步的通知单），或者要求回复的时间间隔太短，施工单位在要求的回复时间前不可能整改完毕。

     (3 ) 仅仅要求承包人采取整改纠正措施，未要求其采取预防措施。签发监理通知单不仅是针对本次发生的问题，更重要的是要求承包人分析问题产生的原因，并采取相应的预防措施以防止类似问题的再次发生，但此点在实际操作中往往被忽视。如果不分析本次发生问题的原因，不采取相应的预防措施，不对人、料、机、法、环等导致问题产生的关键因素予以消除，承包人的整改只能是治标不治本，类似问题还会在以后一再反复地发生。

    (4) 用口头通知代替签发监理通知单。有的监理人员习惯于发现问题后均用口头通知承包人进行整改，不留下书面痕迹。这样，一方面不能完整地体现监理自身的工作情况，是一种监理不作为的表现：另一方面如发生质量安全问题，为责任界定留下后患。有的承包人不恰当地把监理通知单与上级管理部门对其的质量安全处罚或考核指标挂钩，使之对监理通知特别敏感，这无形中也为监理正常签发监理通知造成压力，而监理为顾全与承包人的关系，采取少发甚至尽量不发监理通知单，进而凡是发现问题均采用口头通知的办法，或者虽然签发但是向承包人承诺不归档，这种做法消弱了监理的权威。还有一种情况，施工单位对监理通知单中所提的问题进行了整改，但是不愿回复，使监理一遍遍催促，监理为了避免因施工单位不回复而造成通知单不闭合，就用口头通知代替书面通知。

    (5) 不允许承包人申诉，强令执行。监理通知单虽有一定的强制性，但根据FIDIC合同条款规定，应允许承包人申诉。承包人如认为监理通知单内容不合理，应在收到监理通知单后24小时内向监理提出书面报告，监理在收到承包人书面报告后24小时内作出修改、撤销或继续执行原通知单的决定，并书面通知对方。紧急情况下，监理可要求承包人立即执行监理通知单，或承包人虽有异议，但监理决定仍继续执行通知单时承包人应予以执行。如因监理通知单指令错误发生追加合同价款和给承包人造成损失应由发包人承担，延误的工期相应顺延。

    (6) 未及时抄报发包人，监理通知单回复后不转发发包人。监理往往将监理通知单在第一时间内下发给承包人，却迟迟不抄送发包人，影响了发包人在第一时间对施工中出现问题的全面掌控，导致监理自身也失去了一次争取发包人对监理处理相关问题支持的机会。另外，监理通知单回复如不及时转发发包人，发包人对问题的整改落实情况也就不得而知。

    (7) 签字时监理人员冒名顶替或未做到亲笔签名。主要表现在监理员以专业监理工程师的名义、专监以总监的名义签发监理通知单，在总／专业监理工程师签名栏上出现冒名签字或者直接打字上去的做法削弱了监理通知单的严肃性，也不利于培养和树立监理人员的责任心，同时也违背了“谁签发，谁负责”的原则，不利于责任划分。

     (8) 不附上能真实反映问题的工程照。项目监理机构应配备数码相机，监理人员在日常巡视检查过程中发现问题时应就地拍照取证，并反映到监理通知单中，做到直观和客观真实性。

    4、监理通知单的编写要点和签发注意事项

    在编写监理通知单时，—方面要坚持原则，分清责任，既要提出问题所在，还要提出解决问题的要求和应当达到的目标；另一方面，内容应准确、完整、条理性强、表达清晰且要符合一定的格式要求。监理通知单的编写和签发要注意下列要点和事项：

    ⑴ 监理通知单在用词上，要区别对待。对要求严格程度不同的用词，应分别采用“必须”、“严禁”、“应”、“不应”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。

    ⑵ 存在问题部位的表述应具体。如问题出现在船闸上闸首控制楼二层楼地面某梁的具体部位时应注明：“上闸首控制楼二层楼地面②轴、（D）～（E）列L5梁”。

    ⑶ 用数据说话，详细叙述问题存在的违规内容。一般应包括监理实测值、设计值、允许偏差值、违反规范种类及条款等，如：“梁受力钢筋保护层厚度局部实测值为15mm，设计值为25mm，已超出允许偏差±5mm，违反《混凝土结构工程施工质量验收规范》(GB50204—2002)（2011修改版）5.5.2条款表规定”。对吃不准的问题，监理应在内部磋商，查找相关标准规范后予以判断。

    ⑷ 要求承包人整改时限应叙述具体，如：“2011年12月20日17时前”。

    ⑸ 要求承包人在监理通知单回复时，针对提出问题深刻分析问题产生的原因，并阐述整改采取的措施、整改经过和整改结果，并说明以后的预防措施，防止类似问题的再次发生。

    ⑹ 注明承包人申诉的形式和时限，如“如对本监理通知单内容有异议，请在24小时内向监理机构提出书面报告”。

    ⑺ 总／专业监理工程师签名栏应亲笔手签，坚持“谁签字、谁负责”的原则。

    ⑻ 签发和签收时间应具体，宜详细到分钟，如：监理签发时间注明2011年4月8日上午8：30，承包人签收时间注明2011年4月8日上午 9：00。

    ⑼ 反映的问题尽可能用照片予以记录，在通知单后附上照片，同时要求施工单位在回复单上附上整改过程及整改结果的照片，与监理的问题照片形成对照，这样反映问题直观具体，可信可追溯。

    ⑽ 监理通知单及回复单应及时抄报发包人。

    5、例外建议

    (1) 在事前控制阶段，为预防施工中可能遇到的问题，监理事先提醒承包人，此时宜使用《监理工程师联系单》（水利规范称作“监理机构联系单”）。这样既可以提醒对方在施工中引起足够的注意和重视，并采取相应的预防措施，避免问题的发生，也可减少监理通知单数量，且监理工作联系单一般不需回复，而监理通知单必须一一回复。但是，如果施工过程中承包人违反了监理工作联系单中的内容，则应立即签发监理通知单予以指出。

    (2) 对监理在日常巡视检查过程中发现的一些未违反规范强制性条文的偶然性问题，并且承包人可以配合立即进行整改的，此时监理也可不发通知单，而采取使用《施工整改记录表》的形式。此记录单与通知单形式类似，不同之点是记录单一般由现场监理人员使用，使用时监理将提出的问题列成表格，要求承包人对列出的问题一一予以认可，监理对整改情况进行记录，最后的复查情况需承包人在记录单上确认。即一张记录单，完整记录了问题的提出、整改、复查的全过程，即解决了问题，又省去了承包人书面回复等众多环节，提高了解决问题的效率。如果记录单上的问题反复发生，为引起承包人足够重视，监理应签发监理通知单。

 

    结束语

    规范监理工作首先应从规范“监理行为”和“监理行文”上开始。归纳以上内容，正确地签发监理通知单就是要做到：

    ①、监理通知单不要随意使用，一旦发出，需要求施工单位回复，显示监理工作的权威性，否则，不整改或不回复的通知单则形同虚设，消弱监理的权威性。

    ②、监理工作的正确步骤：优先使用“联系单”，反映监理工作的前瞻性（是一种经验水平的体现），在实施过程中发现出现了问题，但是不明显、不原则时则采用《施工整改记录表》，将问题的发现、整改、复查反映到一张表上，如问题严重或承包人不配合则发“通知单”，通知单一旦发出必须整改和回复，这是“事中控制”，是一种无奈的表现，体现的是监理工作的监督功能。

    ③、通知单的签发应具体和程序完整：

    “具体”包括：签发人不能代签、签发和签收时间到分钟、要求整改和具体回复的时间到小时、注明承包人申诉的方式和时间、明示违反规范或合同的条文编号。

    “程序完整”包括：签发后监理及时送达，并让签收人注明接收的详细时间，同时抄报发包人，承包人整改并回复后及时转报发包人，取得发包人对监理的支持，同时显示监理工作有所作为。

    ④、监理文函，应充分使用照片，作为今后验评等后续资料查证时的佐证。

 

参  考  资  料

1、《水利工程建设项目施工监理规范》（SL 288—2003）

2、《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）

3、《混凝土结构工程施工质量验收规范》(GB50204—2002)（2011修改版）

 

 

上一篇  下一篇